卖方尽职调查虚拟数据室准备清单

在并购、股权融资等交易中，卖方作为尽调文件的 “输出方”，需在虚拟数据室中高效、安全地呈现企业核心信息 —— 若文件遗漏、分类混乱或敏感信息泄露，轻则延长尽调周期，重则影响交易估值。卖方尽职调查虚拟数据室准备清单的核心价值，正是帮助卖方系统性梳理 “平台配置” 与 “文件归集” 两大核心模块，而 bestCoffer 作为贴合尽调场景的虚拟数据室服务商，其功能设计可完美适配清单落地，让准备工作从 “无序拼凑” 变为 “标准化推进”。

一、虚拟数据室平台准备清单（基于 bestCoffer 功能适配）

卖方需先完成虚拟数据室的基础配置，确保平台具备 “安全存储、精准授权、高效协作” 能力，为文件上传与共享铺路，具体准备项如下：

准备模块

具体准备项

bestCoffer 功能支撑与操作方法

目的

安全底座配置

1. 全周期加密功能启用

2. 动态水印与防泄露设置

3. 防截屏 / 防打印权限开启

1. 【安全设置】中勾选 “全生命周期加密”（AES-256 算法），覆盖上传、存储、传输全环节；

2. 【水印设置】添加 “用户 ID + 访问时间 + IP”，对高敏感文件（如核心合同）启用 “全屏淡入水印”；

3. 【权限管理】-【文件保护】中开启 “防截屏”“防打印”，禁止外部协作方留存副本

杜绝文件泄露，追溯泄露源头

权限体系搭建

1. 角色与权限匹配

2. 跨项目数据隔离

3. 临时权限设置与回收机制

1. 【角色管理】创建 “内部管理员（全权限）”“外部律所（仅查看法务文件）”“投资方（查看财务 + 运营文件）” 等角色，分配五级权限（查看 / 批注 / 下载 / 编辑 / 管理）；

2. 【项目管理】新建 “XX 并购尽调项目” 数据室，与其他项目完全隔离，避免文件混淆；

3. 【权限日志】设置 “临时权限到期提醒”，对结束合作的第三方自动回收权限

精准控制文件访问范围，避免权限滥用

协作功能启用

1. 批注与问答功能开启

2. AI 翻译与脱敏工具配置

3. 进度追踪看板搭建

1. 【协作设置】启用 “文件内批注”，支持 @指定人反馈问题，自动归集至【问答中心】；

2. 【AI 工具】预置 “金融 / 医药” 等行业术语库，开启 AI 翻译（支持中英 / 中日互译）与 AI 脱敏（批量处理敏感信息）；

3. 【项目仪表盘】添加 “文件上传进度”“第三方访问频次” 模块，实时监控尽调推进情况

提升跨方协作效率，把控尽调节奏

二、卖方尽职调查核心文件准备清单（按尽调维度分类）

卖方需按 “尽调关注重点” 分类归集文件，确保覆盖 “企业资质 – 财务 – 法务 – 运营 – 知识产权 – 交易相关” 六大维度，避免遗漏关键信息，每份文件需标注 “准备要点” 与 “bestCoffer 管理建议”：

1. 公司基础信息类文件

文件名称	准备要点	bestCoffer 管理建议
营业执照及变更记录	需包含最新经营范围、注册资本、股东信息，附历次变更通知书	存入【公司基础信息】目录，启用 “只读权限”，避免外部修改；用 AI 脱敏隐藏 “联络员手机号”
公司章程及修正案	需覆盖近 3 年修改内容，重点标注 “股东权利、股权转让限制、董事会决策机制”	关联 “股东会决议” 文件，在【文件关联】中设置跳转，方便投资方追溯条款来源
组织架构与人员信息	含部门设置、核心团队简历（姓名、职位、入职时间）、员工社保缴纳清单	用 AI 脱敏处理员工身份证号、家庭住址，仅保留 “姓名 + 职位 + 专业背景” 核心信息
工商档案与信用报告	从 “企查查”“天眼查” 下载最新工商档案，附 “国家企业信用信息公示系统” 无违规证明	归入【合规文件】目录，开启 “审计追踪”，记录投资方查看频次，判断其关注重点

2. 财务数据类文件

文件名称	准备要点	bestCoffer 管理建议
近 3-5 年审计报告	需由具备资质的会计师事务所出具，含资产负债表、利润表、现金流量表及附注	用 “知链智数” 功能解析表格数据，支持投资方通过自然语言查询 “2024 年资产负债率”，秒级响应
月度 / 季度财务报表	含未审计的最新报表（近 6 个月），标注 “是否经财务负责人签字确认”	按 “年度 – 季度” 建立结构化目录（如 “2024-Q1 财务报表”），开启 “版本管理”，避免旧版文件混淆
税务相关文件	近 3 年纳税申报表（增值税、企业所得税）、完税证明、税务稽查无违规记录	用 AI 脱敏隐藏 “银行账户信息”，仅保留 “纳税金额 + 税种” 关键数据；关联 “审计报告” 中的税务注释
重大合同财务条款	含客户采购合同（金额超 500 万）、供应商合作协议中的 “付款方式、定价机制”	归入【财务 – 重大合同】子目录，设置 “仅查看” 权限，禁止外部下载；添加 “关键词标签”（如 “年度采购额 1 亿”），方便检索

3. 法务合规类文件

文件名称	准备要点	bestCoffer 管理建议
重大合同（非财务类）	含股权质押合同、担保协议、知识产权许可合同，需标注 “是否存在违约条款”	用 AI 智能分类自动归入【法务 – 重大合同】目录，对 “担保金额超净资产 30%” 的合同添加 “高风险” 标签
诉讼与仲裁文件	近 3 年涉诉案件的起诉状、判决书、和解协议，无诉讼需出具 “无诉讼声明函”	存入【法务 – 风险文件】目录，设置 “仅内部管理员可编辑，外部仅查看” 权限，避免负面信息过度暴露
合规资质文件	行业经营许可证（如医药企业的 GMP 证书、食品企业的 SC 证书）、环保 / 消防验收报告	按 “资质类型 – 有效期” 排序（如 “GMP 证书 – 2027 年到期”），开启 “到期提醒”，确保资质在有效期内
劳动用工文件	员工劳动合同范本、近 1 年工资表、社保公积金缴纳证明、无劳动纠纷声明	用 AI 脱敏处理员工身份证号、银行卡号，仅保留 “员工人数 + 岗位分布 + 平均薪资” 统计数据

4. 运营管理类文件

文件名称	准备要点	bestCoffer 管理建议
供应链管理文件	核心供应商清单（前 10 名）、供应商评估报告、采购流程制度	归入【运营 – 供应链】目录，用 AI 翻译功能处理外文供应商合同（如海外采购协议），确保投资方理解
生产与销售数据	近 2 年生产报表（产能、合格率）、销售渠道分布（线上线下占比）、客户清单（前 20 名）	用 “多终端同步” 功能，支持从 ERP 系统直接导入销售数据，避免手动录入误差；对 “客户联系方式” 脱敏
内部管理制度	财务审批流程、研发项目管理制度、质量控制体系文件（如 ISO9001 认证材料）	关联 “制度执行记录”（如研发项目立项审批单），在【知识关联】中设置跳转，证明制度落地性

5. 知识产权类文件

文件名称	准备要点	bestCoffer 管理建议
专利 / 商标 / 著作权证书	含证书原件、缴费记录、权属证明，需标注 “是否存在共有、质押或侵权情况”	用 “知识图谱” 功能生成 “知识产权权属链”（如 “原始申请人→受让方→当前权利人”），直观展示权属无瑕疵
研发相关文件	近 3 年研发项目立项报告、研发投入明细、核心技术交底书、临床试验数据（医药企业）	归入【知识产权 – 研发】目录，对 “未公开的研发数据” 启用 “仅核心团队可访问” 权限，避免技术泄露

6. 交易相关文件

文件名称	准备要点	bestCoffer 管理建议
交易方案与备忘录	含股权转让 / 增资方案、交易对价测算依据、双方初步达成的备忘录（MOU）	存入【交易核心文件】目录，设置 “仅买卖双方核心决策人可查看” 权限，严格控制信息范围
尽调清单回复文件	针对投资方前期发送的尽调清单，按条目整理回复材料，标注 “文件对应清单序号”	用 “清单匹配” 功能，将回复文件与投资方清单自动关联，投资方点击清单即可查看对应材料，提升审核效率

三、bestCoffer 虚拟数据室：清单落地的效率工具

上述清单若纯靠人工推进，需投入 3-5 人 / 周整理，而 bestCoffer 的功能可让准备效率提升 60%：

AI 自动分类：上传文件后，系统按 “财务 / 法务 / 知识产权” 等维度自动归档，3000 份文件分类仅需 2 小时，比人工快 48 倍；
清单缺口提醒：上传投资方尽调清单后，AI 自动对比已上传文件，用红色标注 “缺失文件”（如 “2024 年 Q2 增值税申报表未上传”），避免遗漏；
批量脱敏处理：对 1000 份含敏感信息的文件（如员工工资表、客户银行卡号），AI 1 小时完成批量脱敏，且支持 “对比视图” 检查修正，比人工快 600 倍。

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若您作为卖方，正担心 “文件准备不全面、平台配置不到位” 影响尽调进度，欢迎点击 “联系我们” 留下您的需求 ——bestCoffer 团队将为您提供 1V1 顾问免费演示，现场展示如何用平台功能落地上述清单，还可免费领取《卖方尽职调查文件清单 Excel 模板》，同时参考https://www.bestcoffer.com/case_studies/中的真实案例（如某科技公司用 bestCoffer 3 天完成尽调准备），让您的虚拟数据室准备工作 “零遗漏、高效率、高安全”！

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（注：外部合规参考链接：https://www.cac.gov.cn/2021-06/10/c_1623127376757324.htm，符合国家网信办对企业数据安全管理的要求。）

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