September 24, 2025

M&A（合併・買収）、株式融資などの取引において、売り手はデューディリジェンス（以下「DD」）の核心となる文書を仮想データルーム（VDR）で提供する役割を担う。文書の漏れ、分類の混乱、機微情報の漏洩が発生すると、DD 期間の延長や取引価格への悪影響につながる可能性が高い。売り手デューディリジェンスのための仮想データルーム準備リストの目的は、売り手が「プラットフォーム設定」と「文書収集」の 2 大モジュールを体系的に整理することを支援することにある。bestCoffer は DD シーンに特化した VDR サービスプロバイダーとして、その機能設計がリストの実践に完全に適合し、準備作業を「無秩序な手作業」から「標準化されたプロセス」へと変革する。 一、仮想データルームプラットフォーム準備リスト（bestCoffer 機能対応版） 売り手はまず VDR の基本設定を完了し、「安全なストレージ」「精緻なアクセス制御」「効率的な協業」を実現するプラットフォーム環境を構築する必要がある。具体的な準備項目は以下の通り： 準備モジュール 具体的な準備項目 bestCoffer の機能支援と操作方法 目的 セキュリティ基盤設定 1. ライフサイクル全体の暗号化機能の有効化 2. 動的ウォーターマークと漏洩防止設定 3. スクリーンショット防止・印刷禁止権限の开启 1. 【セキュリティ設定】で「ライフサイクル全体の暗号化」（AES-256 アルゴリズム）をチェック，アップロード・ストレージ・転送の全工程をカバー； 2. 【ウォーターマーク設定】で「ユーザー ID＋アクセス時間＋IP アドレス」を追加，機微度の高い文書（例：中核契約）には「全画面淡色ウォーターマーク」を適用； 3. 【アクセス権限管理】-【ファイル保護】で「スクリーンショット防止」「印刷禁止」を开启，外部協力者の文書複製を阻止 文書漏洩を根絶し、漏洩元を追跡 アクセス権限体系構築 1. ロールと権限のマッチング 2. クロスプロジェクトデータ分離 3. 一時的な権限設定と回収メカニズム 1. 【ロール管理】で「内部管理者（全権限）」「外部弁護士（法務文書の閲覧のみ）」「投資家（財務・運営文書の閲覧）」などのロールを作成，5 段階の権限（閲覧 / コメント / ダウンロード / 編集 / 管理）を割り当て； 2. 【プロジェクト管理】で「XX M&A DD プロジェクト」の VDR を新規作成，他プロジェクトと完全に分離して文書の混同を回避； 3. 【権限ログ】で「一時的な権限有効期限通知」を設定，協力関係終了後の外部者の権限を自動的に回収

在并购、投资等尽职调查流程中，数据泄露是企业最忌惮的风险之一 —— 从目标方的财务报表、核心合同，到尽职调查团队的内部评估报告，任何敏感信息外流都可能导致交易被动、合规处罚甚至品牌危机。传统 “邮件传文件 + 普通云盘存储” 的模式，既无法阻止截屏、转发等泄露行为，也难以追溯泄露源头。而尽职调查中规避数据泄露的核心手段，正是借助虚拟数据室的 “动态水印” 与 “审计功能” 形成安全闭环。bestCoffer 作为深耕数据安全的虚拟数据室服务商，其动态水印与审计功能完全贴合尽职调查场景需求，通过 “主动防护 + 全程追溯”，让数据泄露风险可控可查。 尽职调查中数据泄露的核心风险点：为何需动态水印与审计？ 在尽职调查全流程中，数据泄露往往发生在 “文件共享的薄弱环节”，传统模式难以应对： 文件外流不可控：尽职调查文件需共享给外部律所、会计师事务所等第三方，部分人员可能通过邮件转发、微信传图等方式将敏感数据（如目标方成本结构）外泄，且难以定位责任人； 截屏 / 打印留痕难：员工或第三方为留存资料，对关键文件（如专利证书、尽职调查结论）进行截屏或打印，这些非数字化副本无访问记录，泄露后无法追溯； 权限失控存隐患：尽职调查周期长，若未及时回收离职员工、结束合作的第三方权限，可能导致 “无效权限” 人员访问并下载最新数据，形成安全漏洞。 针对这些风险，bestCoffer 虚拟数据室的动态水印解决 “泄露后追溯” 问题，审计功能解决 “行为可管控” 问题，二者协同形成 “事前防护 – 事中监控 – 事后追溯” 的全流程安全体系。 bestCoffer 虚拟数据室动态水印：从 “被动防护” 到 “主动追溯” 的使用方法 bestCoffer 的动态水印并非静态文字叠加，而是可根据用户、场景动态调整的 “泄露追溯标签”，其使用方法需结合尽职调查中的角色与文件类型适配，核心步骤与功能细节如下： 第一步：自定义水印内容，绑定 “唯一追溯标识”在 bestCoffer【文件管理】-【水印设置】中，可根据尽职调查需求配置水印核心信息，确保每一份文件的访问行为都能精准对应： 基础信息：强制嵌入 “访问用户 ID（如 “法务部 – 张三”）”“访问时间（如

在企业数字化转型中，AI 驱动的工具已成为提升效率、保障安全的核心支撑。bestCoffer 围绕 “数据安全与知识价值挖掘”，打造了 AI 文件脱敏、AI 翻译、AI 知识库三大核心功能体系，每一项功能均基于行业场景深度适配，而非通用型工具 —— 以下结合实际应用逻辑与文档细节，精准描述三大 AI 功能的核心能力，避免功能混淆与错误解读。 bestCoffer AI 文件脱敏：合规导向的敏感信息精准剥离 AI 文件脱敏是 bestCoffer 针对 “数据共享安全” 开发的核心功能，并非简单的 “内容遮盖”，而是通过 “规则预置 + 智能识别 + 场景适配” 实现全流程敏感信息保护，关键能力完全匹配文档所述： 预置合规规则库，适配全球法规：平台内置 AI 推荐脱敏规则，覆盖 GDPR（欧盟隐私法规）、CCPA（加州消费者隐私法）、HIPAA（医疗保健隐私法）及中国《个人信息保护法》等，可一键启用对应规则 —— 例如医药企业分享临床试验数据时，启用 HIPAA 规则后，系统会自动定位并脱敏受试者姓名、病历号等信息，无需手动配置；同时支持企业自定义规则，通过添加关键词（如 “核心供应商”）、正则表达式（如银行卡号格式）或手动框选坐标，快速适配特殊业务场景。 47 + 文件格式精准识别，覆盖多模态数据：依托 NLP 与大模型技术，可识别 PDF、Word、Excel、图片、音视频等 47 类文件中的敏感信息，突破 “仅处理文本” 的局限 —— 例如对含手写签名的合同图片，能精准定位签名区域并脱敏；对会议录音文件，可先转文字再脱敏参会人手机号，避免多格式文件遗漏风险。 自动化批量处理 + 实时预览修改：支持数千份文件批量脱敏，预制企业级规则后，系统自动扫描并处理敏感内容，效率比手动快 50 倍；脱敏后提供 “编辑前后对比视图”，高亮显示修改区域，用户可直接调整误判内容（如排除非敏感的